Planeje-se e tenha vantagem sobre os concorrentes

A gestão de uma empresa é algo que merece muita atenção. Demanda tempo, conhecimento, determinação, experiência e muito planejamento, independente do ramo e do segmento. Parece algo simples, afinal, basta ganhar mais do que se gasta. Ótimo! Mas como fazemos isso? Estoques? Descontos? Prazo de pagamento? Investimento em publicidade? Logística? Qual é o melhor caminho? Como negociar? Com quem negociar?

Tudo isso é importante. Fundamental, eu diria. Todavia, se sua estratégia não for muito bem planejada, é provável que não lhe traga os resultados esperados. Planejar é muito importante (e sim, é trabalho). Definir quais serão as metas, as prioridades e como serão coordenadas as ações para que possamos atingir os melhores resultados.

Para isso, devemos começar por algum lugar, então sugiro planejar o que vender. Sempre estamos vendendo algo. Por isso, é fundamental conhecer o que podemos oferecer e saber se o que é vendido atende às necessidades de nossos clientes. Após esse passo, planejamos o que teremos em estoque e as quantidades. Analisamos fornecedores (preço, prazo, qualidade, tempo de entrega) e definimos as estratégias de logística interna e externa. Isso incorre em custos, despesas, preço, caixa e vendas. Ou seja, devemos planejar a saída de produtos. É simples, mas esse estudo deve ser feito com atenção.

ORIENTAÇÕES PARA O PLANEJAMENTO DA EMPRESA

Defina quais produtos serão ofertados, e se já o fez, revise-os de tempos em tempos, pois o mercado sempre tem lançamentos, e as novidades podem fazer a diferença entre vender mais ou menos, entre os tipos de clientes que irá atender e o volume esperado de vendas. Avalie se os produtos que comercializa têm alta ou baixa rotatividade, pois assim você conseguirá definir as quantidades a serem estocadas.

A terceira etapa é formar o preço de venda. Use como base os custos do produto, a margem de lucro que deseja obter e os valores cobrados pela concorrência. A quantidade de produtos multiplicada por seus respectivos preços já te diz qual a expectativa de vendas. Sua empresa já terá orçado o planejamento de vendas. Se você já definiu os produtos, conhece a rotatividade, e sabe o quanto irá vender, está na hora de planejar suas compras e estoques, o que também é simples.

PROMEIRO PASSO

Avalie seus fornecedores nos quesitos preço, condições de pagamento, prazo de entrega e parceria. É extremamente importante ter um fornecedor parceiro, pois será um diferencial no mercado, já que muito provavelmente um parceiro irá te ajudar em momentos difíceis, sejam financeiros, operacionais ou comerciais.

SEGUNDO PASSO,

Avalie seu fluxo de caixa e seu capital de giro. Investir em estoques pode ser uma vantagem competitiva comercial, mas uma desvantagem financeira muito grande. É preciso manter uma linha de racionalidade entre o que vender, quando vender, quanto vender e a qual custo. Se um produto tem alta rotatividade, em condições normais deveríamos ter grandes estoques. Porém, se esse produto vende pouco ou se temos fornecedores parceiros com entregas imediatas, não precisamos empatar capital no estoque.

TERCEIRO PASSO

É avaliar seu espaço físico. Sim! Estoques demandam espaço. E dependendo dos produtos, de seu prazo de validade e de sua rotatividade, esses espaços devem ser adequados a cada tipo de mercadoria. Pesou no bolso? Pois é, estoques custam caro. Por fim, precisamos definir quais serão as estratégias de logística. Também é simples. Contudo, precisamos pensar nas questões interna e externa.

 
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PODEMOS RESUMIR ASSIM:

1. Esteja atento ao movimento do mercado. Ouça seus clientes e observe seus concorrentes;

2. Planeje o que vender. Pra quem vender, onde vender, em quais quantidades;

3. Avalie seus custos, despesas e preço da concorrência para que possa ser competitivo sem ter prejuízos;

4. Tenha fornecedores parceiros. Eles te dão crédito, te ajudam e podem te colocar em uma situação de vantagem sobre seus concorrentes;

5. Estoques custam caro e, por isso, devem ser minimizados até o ponto em que não afetem as vendas;

6. Tenha processos de logística muito bem definidos. Organização e controle geram confiança e diminuem custos;

7. Aprenda a negociar. Um bom planejamento lhe dá bons argumentos;

8. Planejamento é fundamental. Mostra por qual caminho deve seguir;

9. Planejar é simples, mas demanda atenção. Se possível, faça com três cenários (normal, otimista e pessimista);

10. Com um bom planejamento, sua empresa se antecipa aos problemas futuros, minimizando perdas.

No atual cenário, uma empresa que tem seus processos de logística bem organizados – e não estou falando de transportes, mas de toda a cadeia operacional – tem uma clara e grande vantagem competitiva sobre seus concorrentes. Não faltam produtos nas gôndolas, as entregas obedecem aos prazos, os estoques ficam organizados de modo que não afetem as vendas e não aumentam os custos além do ideal, há agilidade no atendimento e mostra para o cliente que a empresa é idônea e muito bem controlada em seus processos. Tudo isso gera confiança.

Internamente, quais são os prováveis gargalos entre compra de produtos, seus recebimentos, estocagem, exposição, venda e entrega? Deve-se avaliar com cuidado cada item, mas de maneira simples e prática para que os processos não sejam lentos e caros.

Externamente, devemos analisar quais podem ser os problemas no recebimento dos produtos comprados, nas possíveis avarias, nos prazos, e na entrega aos clientes finais. Com planilhas simples contendo informações dos produtos, quantidades projetadas de vendas, prazos de recebimento e entrega e nível de estoque, é possível se antecipar aos problemas que todas as empresas normalmente enfrentam todos os dias. Quando organizamos o planejamento de vendas, de compras, que gerarão os estoques, e o processo de logística, temos em mãos um planejamento operacional bom o suficiente para buscarmos as melhores alternativas, para que os custos sejam os mais aceitáveis e as margens de lucro as maiores possíveis. Afinal, quem não quer ganhar mais dinheiro?

Tudo isso é muito legal, ajuda muito e parece ser eficiente, mas está no papel. Como se dá na prática? De modo simples: negociação. Negociar é uma arte! É saber conseguir o que precisa ou deseja com o menor esforço e custo. Demora pra aprender, muitas vezes é maçante, gera discussões, mas é necessário.

Quando iniciamos uma negociação, também devemos ter um roteiro bem definido, uma projeção de cenários em mãos, e entender os sinais que ambas as partes darão durante o processo. Não basta pedir descontos. Não basta querer maiores prazos de pagamento, ou obter benefícios a força.

Nesta etapa, um planejamento bem feito será fundamental para que você e sua empresa tenham bons argumentos. Imagine se a projeção de vendas mostrar que você precisa comprar, por exemplo, 5 toneladas de um determinado produto. A fábrica, ou seu fornecedor, apenas vende de 10 em 10 toneladas. Se você comprar 10, terá que arcar com os custos de 5 toneladas adicionais além do planejado (espaço, custo de transporte e etc.). Porém, com bons argumentos, poderá fazer uma compra maior, mas com o recebimento apenas da quantidade necessária neste período, e, no próximo, do restante. Além disso, pode conseguir desconto, prazo de pagamento maior e custo menor de estoque. Enfim, planejar é preciso. Não garante que tudo dará certo, mas coloca em evidência quais devem ser as ações tomadas e os prováveis problemas de percurso a serem resolvidos. Se der errado, saberá identificar onde ocorreu o erro e por qual motivo. Contudo, esteja certo de que o planejamento de vendas, de compras, de estoque, de logística e de negociação te permitirá se antecipar aos problemas e tomar medidas corretivas antes que seu lucro se torne prejuízo.

 

Moisés  Bagagi
Economista com especialização em gestão financeira e planejamento tributário, com MBA em Finanças pela FIA/USP.