8 Dicas para fazer uma ótima festa de fim de ano

Se você̂ está pensando em organizar um evento de final de ano para seus funcionários, lembre-se que essa época remete à celebração do Natal e de um novo ciclo que está por vir. Por isso, despertar o que cada um tem de melhor, envolvendo e comprometendo a todos na organização, pode ser sempre uma boa estratégia. Convidados e organizadores têm nessa proposta a responsabilidade pelo sucesso do evento. Por se tratar de um segmento específico, como é o pet, o evento de fim de ano pode ser um bom momento para que, em uma atividade de integração, sejam reunidos familiares e pets dos funcionários/parceiros. Atividades como desfiles de donos e pets, festa à fantasia, concurso de fotos, concursos de beleza e outros podem ser considerados eventos temáticos que promovem a interação dos participantes de forma lúdica. Logo, considerando o tipo de público e envolvimento que eles terão na programação, você poderá dimensionar o investimento necessário. O mesmo é válido para saber qual o melhor tipo de evento para sua empresa. Veja oito dicas para você planejar:

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1. ELEJA QUEM DA EQUIPE FICARÁ RESPONSÁVEL PELA ORGANIZAÇÃO DA FESTA

Defina funções/atividades, contratação de terceiros etc.

2. PROPOSTA DE VALOR

Pensando no objetivo e resultados esperados e qual experiência será oferecida para os participantes. Em função do objetivo você pode programar atrações/ atividades especiais: integração, confraternização, estreitamento de relacionamento entre funcionários e parceiros, outros. Para estreitar a relação entre funcionários, talvez seja melhor não envolver familiares e programar atividades e dinâmicas de integração. Para motivar a equipe, apresentar resultados, comemorar crescimento, etc., talvez seja interessante envolver familiares, principalmente se vocês programarem homenagens, premiações, outras atividades similares. De todo modo, para uma ou outra decisão é importante levantar informações e então optar pelo melhor caminho.

3.PROJETE UM ORÇAMENTO

Analise a necessidade de participação de parceiros e fornecedores para possíveis premiações/patrocínio a atividades etc. Orçamento é sempre uma questão a considerar. Melhor um coquetel bem servido do que um jantar que deixa a desejar. Melhor um local aconchegante, seguro, limpo e bem decorado do que um local de difícil acesso e que coloque seus convidados em risco. Melhor um espaço que esteja adequado ao budget com uma programação animada que um espaço sofisticado o bastante para intimidar os participantes.

4. PÚBLICO-ALVO CONHEÇA SEU

Perfil, características, faixa etária, vínculo com o pet shop, de funcionários, parceiros, fornecedores, familiares, etc. Considere o número de idosos, adultos, jovens e crianças, bem como, a adequação do espaço para recebê-los confortavelmente. Por exemplo, se seu público é formado por jovens, atenção à conectividade. Para esse grupo, atividades de aventura e esportes radicais são sempre bemvindos. Se, ao contrário, você tem como convidados famílias e crianças, talvez um churrasco com direito à piscina e playground seja mais interessante. Se seu público é formado por funcionários que irão sem acompanhante para uma confraternização, você pode pensar em um coquetel seguido de show com ou sem pista de dança e assim por diante. Levar ou não acompanhante é sempre uma questão recorrente, e você conseguirá decidir melhor à medida que conhecer seu público e os objetivos do evento.

5.DEFINA A MELHOR ESTRATÉGIA

Tipo de evento, local, data, programação, alimentos e bebidas, recursos necessários, terceiros e logística para montagem e desmontagem. A questão do tema pode ser um diferencial e ajudará o organizador a trabalhar na ambientação a partir de uma ideia central. O tema pode também impactar na composição do cardápio e na oferta de bebidas. Se puder, veja como incluir uma atividade de responsabilidade social com arrecadação de recursos, alimentos, presentes ou outros para uma entidade que pode ser selecionada pelos funcionários

6. ORGANIZE A DIVULGAÇÃO DO EVENTO

Avalie a possibilidade de criar páginas no Instagram e/ou Facebook para divulgação das fotos. Lembre-se ainda de cuidar da despedida e dos agradecimentos no pós-evento. A mídia social pode ser para você um bom canal para compartilhar as fotos e momentos com seus convidados.

7. CUIDE DA MONTAGEM E DESMONTAGEM

Estacionamento, segurança, garçons, recepção, equipe de alimentos e bebidas, sonorização, iluminação, decoração, ambientação, floristas, limpeza, manutenção, etc., da gestão de recursos e do layout do evento disposição de mesas, cadeiras, ilhas de alimentação, mobiliário em geral.

8. AVALIE O PÓS-EVENTO

Registre pontos positivos e pontos que precisam ser aprimorados, assim a próxima festa será ainda melhor. Puxa, quantos detalhes! 

Sim, organizar um evento dá trabalho e demanda planejamento. Por isso, em muitos casos, é ideal contratar profissionais preparados especificamente para essa atividade. Todo projeto de evento requer dedicação de tempo e atenção aos detalhes, o que muitas vezes o torna uma tarefa complexa e dificulta a conciliação desta com a gestão de um empreendimento. É importante ressaltar que, ainda que o planejamento esteja impecável, a execução depende da figura central do evento: o anfitrião. Cabe a ele receber cada um dos convidados, apresentar o espaço e atividades para o evento e propor que se sintam bemvindos. Naturalmente, não exagerar nas bebidas e deixar todos à vontade dará o tom aos demais convidados sobre o comportamento esperado. Estabelecer no planejamento, e no programa do evento, o horário de início e de encerramento poderá ajudar a evitar possíveis abusos que tirem o brilho de qualquer festa. E para finalizar, não se esqueça de pensar na melhor despedida (brindes, mesa de café, etc.) e nos agradecimentos pós-evento.

SANDRA MAIA 
Coordenadora do Curso Superior de Tecnologia em Eventos Centro Universitário Senac – Santo Amaro, em São Paulo-SP.